Asolvi hat bei Cryptex Security, einem in London ansässigen Spezialisten für Sicherheitssysteme von Privat- und Geschäftskunden, eine digitale Transformation herbeigeführt. Dies hat es dem Unternehmen nicht nur ermöglicht, papierlos zu arbeiten, Verwaltungspersonal zu reduzieren und ein konkurrierendes Unternehmen zu erwerben, Mitbegründer und Finanzdirektor Ian Zeff konnte sich damit auch einen Lebenstraum erfüllen, im Ausland zu leben und zu arbeiten.
Cryptex hat sich darauf spezialisiert, die Möglichkeiten des Internet Of Things (IOT) zu nutzen, um Menschen und Gebäude sicherer zu machen. Seine Einbruchmeldeanlagen, Zutrittskontroll- und CCTV-Systeme sind mit Sensoren und Software ausgestattet, die es ihnen ermöglichen, über das Internet miteinander zu interagieren und per Computer oder Smartphone gesteuert zu werden. Dies bietet den Nutzern eine umfangreichere und umfassendere Sicherheit, sowie eine größere Leichtigkeit und Flexibilität bei der Nutzung.
Der Ausfall eines Sicherheitssystems kann katastrophale Folgen haben. Aus diesem Grund ist die Wartung wichtiger als in jeder anderen Branche. IOT-Technologie ist anfällig für Cyber-Angriffen und für physische Bedrohungen, weshalb die Wartung von intelligenten Sicherheitssystemen intensiv und sorgfältig durchgeführt werden muss. Um sicherzustellen, dass wirklich alles überprüft und gewartet wurde, benötigen Anbieter ein narrensicheres Wartungsmanagementsystem.
Cryptex betreibt strikte präventive und korrigierende Wartungsprogramme für alle Sicherheitsanlagen, sowohl vor Ort als auch - unter Ausnutzung seiner IOT-Fähigkeiten - per Fernzugriff. Seit April 2016 werden alle diese Programme über Tesseract verwaltet das Cryptex gegenüber mehreren marktspezifischen Optionen ausgewählt hat. Tesseract ist eine branchenübergreifende Lösung von Asolvi, die sich für Außendienstunternehmen aller Art eignet.
Papierlos arbeiten
Einer der Gründe warum sich Cryptex für Asolvi entschieden hat, war dass das Unternehmen seine Serviceprozesse, einschließlich Personalverwaltung und Rechnungsstellung, automatisieren und papierlos machen wollte. "Die Effizienzgewinne, die wir seit der Implementierung von Tesseract erzielt haben, sind radikal", sagt Ian Zeff. "Wir sind jetzt komplett papierlos. Unsere Druck- und Portokosten sind gleich Null. Da wir in der Sicherheitsbranche tätig sind, mussten wir früher riesige Mengen an Dokumenten mit Papier Schredder vernichten. Dies ist jetzt nicht mehr der Fall. Dadurch, dass es keine Verschwendung mehr gibt, ist Cryptex jetzt viel umweltfreundlicher."
Die Beseitigung von Papierverbrauch hat es Cryptex ermöglicht, die Anzahl der Verwaltungsmitarbeiter zu reduzieren und dementsprechend die Anzahl von Techniker zu erhöhen. "Dank Tesseract benötigen wir keinen Junior-Administrator mehr, der sich um Ablage, Druck, Postversand usw. kümmerte. Das bedeutete, dass wir an seiner Stelle einen weiteren Außendiensttechniker einstellen konnten. Techniker sind unser Brot und Butter. Die Arbeit, die sie leisten, ist unser Geschäft. Mit einem zusätzlichen Techniker in unseren Unternehmen können wir mehr Arbeit erledigen und somit zusätzliche Einnahmen erzielen."
The Power To Scale Up
Tesseract ermöglichte Cryptex einem Wachstum, der sich mit dem alten, manuellen, papierbasierten Service-Management-System äußerst schwierig gestaltete. Das liegt zum einen daran, dass Tesseract einen großen Teil des Verwaltungsaufwands bei der Aufnahme neuer Kunden, Verträge und Mitarbeiter eliminiert. Ein weiterer Grund ist die einfache Daten- und Benutzereingabe in das Tesseract-System.
"Im Mai 2018 haben wir ein lokales Konkurrenzunternehmen, Henry Gates Security Services, erworben", sagt Ian. "Tesseract ermöglichte, durch die einfache Daten- und Benutzereingabe, uns sofort einen Überblick über das neue Unternehmen zu verschaffen und dementsprechend diese Akquisition durchzuführen. Wir waren in der Lage, fast 700 neue Verträge sofort zu übernehmen. Der Integrationsprozess war ein Kinderspiel."
Ein angenehmeres Arbeitsleben
Seit der Implementierung von Tesseract ist die aufregendste Veränderung für Ian, dass er ins Ausland gezogen ist und alle seine Managementaufgaben aus der Ferne wahrnehmen kann.
"Das Beste an der Zusammenarbeit mit Asolvi ist, dass sie mir geholfen haben, auszuwandern", berichtet Ian. "Es war immer ein Traum von mir, nach Israel zu ziehen. Jetzt kann ich im Büro sein, ohne physisch im Büro sein zu müssen. Die Tatsache, dass unsere Daten in der Cloud liegen, unsere Prozesse automatisiert sind und jeder über einen zentralen Punkt verbunden ist, hat dies ermöglicht."
Auch für die Mitarbeiter von Cryptex haben sich die Arbeitsbedingungen signifikant verbessert. Ian erklärt: "Unsere Mitarbeiter müssen nicht mehr aufstehen und zu einem Schrank laufen, eine Akte prüfen, um dann festzustellen, dass etwas fehlt und sich auf die Suche nach der fehlenden Information machen. Anschließend müssen sie nicht mehr auf den Ausdruck warten, sich mit dem Druckerstaus befassen, Dokumente in Briefumschläge stecken und Umschläge zukleben. Jetzt sitzt jeder Mitarbeiter an seinem Schreibtisch und erledigt seine Arbeit per Mausklick. Auch unsere Techniker sind glücklicher. Sie hassten den Papierkram und das Herumschleppen von Akten. Jetzt haben sie alles was sie brauchen auf ihren Telefonen und wir müssen ihnen nicht mehr wegen Formularen und Stundenzetteln hinterherlaufen."
Ian fährt fort: "Die Art und Weise, wie Tesseract unseren Servicebetrieb verändert hat, ist nichts weniger als die digitale Transformation, von der jeder in der Branche spricht. Die Automatisierung, die Mobilität und die nahtlosen Kommunikationslinien zwischen uns allen - das ist genau das, was die digitale Transformation ausmacht."
Automatisierte Terminplanung für Kunden
Eine neue Projektierung bei Cryptex wird das Arbeitsleben der Mitarbeiter noch einfacher gestalten. Das Unternehmen wird in Kürze das Tesseract-Kundenserviceportal einführen, welches den Kunden einen direkten Zugang zum Tesseract-System ermöglicht. Unsere Mitarbeiter werden in der Lage sein, Vorfälle zu protokollieren, Fortschritte und Eskalationen zu überwachen und Berichte zu erstellen. Außerdem können sie die automatische Planungsfunktion von Tesseract nutzen, um Termine direkt über das Portal zu buchen. Dies ist eine neue Funktion und etwas, das viele Anbieter von Außendienstmanagement-Software nicht anbieten.
Ian erklärt: "Jetzt, wo die Automatisierung uns gepackt hat und alles schneller und reibungsloser abläuft, wollten wir eine Kultur fördern, in der Kunden ihre Servicebesuche selbst buchen. Momentan müssen wir den Kunden darauf aufmerksam machen wann eine Wartung fällig ist und die Besuche für den Kunden buchen. Mit der neuen Funktionalität erhalten die Kunden bei fälligen Wartungen eine automatische E-Mail, in der sie aufgefordert werden, ihren Termin über das Portal zu buchen oder im Büro anzurufen. Das spart noch mehr Zeit für unser Büropersonal und gibt den Kunden mehr Kontrolle über ihren Wartungsbedarf."
Vorausschauende Entwicklung
Asolvi ist bestrebt, seine Software-Lösungen stetig zu verbessern und zu erweitern, um den Außendienstbetrieb, insbesondere den von KMUs, schneller und smarter zu machen. Ian sagt: "Was mir an der Zusammenarbeit mit Asolvi besonders gefällt, ist, dass sie ihr Geschäft vorantreiben und ihr Angebot kontinuierlich verbessern wollen. Das kann für die Kunden nur gut sein."