IBS Bürosysteme begann 1966 als Einzelunternehmen mit dem Verkauf von Büromaterial, Möbeln und Dienstleistungen. Mit dem Aufkommen der Service-Wirtschaft hat die Dienstleistungsseite des Unternehmens die Produktseite stetig überholt. Heute verkauft das Unternehmen zwar nach wie vor Drucker und Kopierer auf herkömmliche Weise, doch sind Managed Print Services (MPS) bei weitem die größte Einnahmequelle. Angesichts der rückläufigen Verkaufszahlen im Bereich Druck, hat das Unternehmen ihr Sortiment um elektronisches Dokumentenmanagement und Workflow-Automatisierung erweitert und vertreibt jetzt Software wie zum Beispiel DocuWare.
Das Field-Service-Management-System Evatic hat IBS Bürosysteme beim Übergang von einem reinen Druckanbieter und bei der Produkt- zur Dienstleistungsorientierung geholfen. Evatic ist ein Asolvi-Produkt, das MPS-Anbietern hilft, zu wachsen und zu diversifizieren, indem es ihre Daten organisiert, ihre Prozesse optimiert und ihre Kommunikation mit Mitarbeitern und Kunden verbessert.
IBS Bürosysteme hatte den Werdegang von Evatic schon seit vielen Jahren verfolgt und war sich über die Leistungsstärke des Produktes bewusst. Mit der Absicht, die Effizienz und das Serviceniveau im Einklang mit dem sich wandelnden Markt zu verbessern, entschied IBS Bürosysteme 2011, dass es Zeit für ein größeres operatives Upgrade war.
Für diese Fallstudie haben wir Herr Isfort Isfort, CEO von IBS Bürosysteme, interviewt. Wir sprachen darüber wie und warum sich sein Unternehmen für die Einführung von Evatic entschieden hat und welche Auswirkungen dies für sein Unternehmen hatte.
Lassen Sie sich auf das Internet Of Things (IOT) ein
Bei dem alten System war keiner der Drucker, die IBS Bürosysteme zu verwalten hatte, mit dem Backoffice verbunden. Die Evatic-Implementierung half IBS Bürosysteme bei der Transformation zu IOT Systemen, ein entscheidender Schritt für MPS-Anbieter in der heutigen Zeit.
"Vor Evatic hat uns ein wenig die Transparenz gefehlt", sagte Herr Isfort. "Wir verwendeten alte Software zur Verwaltung unserer Maschinen, allerdings war die Software nicht mit den Maschinen verbunden. Wir waren nicht in der Lage, die Leistung jeder einzelnen Maschine zu überprüfen, da keine der Daten in Echtzeit analysiert werden konnten", so Herr Isfort.
Herr Isfort erklärte, wie IBS Bürosysteme die benötigten Daten auf altmodische Weise von seinen Kunden erhielt. Das Unternehmen musste die Kunden per Brief und Telefon kontaktieren, um Zählerstände zu erfragen, während der Austausch von Toner dadurch ausgelöst wurde, dass Kunden dem Unternehmen mitteilten, dass ein Tonerersatz benötigt wurde. Des Weiteren mussten die Anzahl der gedruckten Exemplare manuell, mit Hilfe einer Tabellenkalkulationen verfolgt werden, um den Zeitpunkt eines Trommelwechsel in einem Drucker zu ermitteln. Das Gleiche galt für die Überwachung und Einhaltung von Garantien, Service-Historie, Reparaturen sowie Service Level Agreements. Dies war ein langwieriger Prozess.
Die Einführung von Evatic bedeutete, dass alle Drucker von IBS Bürosysteme vernetzt wurden und von Evatic fernüberwacht werden. Die Zählerstände werden direkt von jedem Gerät erfasst und an Evatic übermittelt. Daten über die Lebensdauer der Trommeln, Garantien und der Service-Level werden im System hinterlegt, so dass Evatic IBS Bürosysteme benachrichtigen kann, um entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. IBS Bürosysteme ist nicht länger auf Telefonanrufe, E-Mails und eine Vielzahl unterschiedlicher Tabellenkalkulationen für die Rechnungsstellung und das Vertragsmanagement angewiesen.
"Dank Evatic werden 70-80% der 4.200 Maschinen in unserer Print Fleet jetzt aus der Ferne verwaltet ", so Herr Isfort. "Wir hoffen, diesen Anteil bis Ende 2019 auf 95% zu erhöhen".
Die Vorteile einer besseren Fiel Service Management Software für den Bürodruck
Die Fernverarbeitung der Zählerstände durch das Evatic-System hat es IBS Bürosysteme ermöglicht, die Fakturierungszeiten drastisch zu reduzieren. Herr Isfort erläuterte, das es früher pro Vertrag 1-2 Wochen dauerte, bis die Rechnungsstellung abgeschlossen war. Das Unternehmen musste einen Brief an den Kunden faxen und die Zählerstände zu erfragen. Wenn nicht auf das Fax geantwortet wurde, musste der Kunde angerufen werden. Für alle Drucker, die jetzt über das IOT an Evatic angeschlossen sind, dauert dies nur noch wenige Sekunden. Die Ein-Klick Rechnungsstellung ist jetzt Standard.
Der wohl größte Vorteil für IBS Bürosysteme liegt in der Optimierung der Tonerwechsel. Früher hatte IBS Bürosysteme keinen Einblick in die Tonerbestände seiner Kunden. Ersatztoner-Lieferung wurden durch telefonische Kundenanfragen ausgelöst. IBS Bürosysteme wollte sicherstellen, dass keiner seiner Kunden jemals ohne Druckmöglichkeit dasteht. Aus diesem Grunde wurden zusätzliche Toner geliefert, wenn ein Kurier zufällig in der Gegend des Kunden war.
Herr Isfort sagte: " Der Prozess war nicht besonders effizient und führte zu Verschwendung - die Kunden tauschten Kartuschen aus, bevor sie wirklich leer waren."
Mit Evatic wurden Abläufe optimierte. IBS Bürosysteme nutzt nun Evatic‘s integrierte Geschäftsprozesse und Vertragskonfigurationen, um automatisch den idealen Zeitpunkt für ein Tonerwechsel zu berechnen. Außerdem kann IBS Bürosysteme durch die automatische Zusammenfassung von Sendungen, Versandkosten sparen, wenn mehrere Toner am gleichen Ort benötigt werden.
"Wir liefern Toner jetzt Just In Time", so Herr Isfort. "Dies ist ein großer Vorteil von Evatic und hat es uns ermöglicht, Tonerverschwendung zu eliminieren.
Schnellere Arbeitsabläufe, schnellere Datenverfügbarkeit
Einer der Gründe, warum Evatic die IBS Bürosysteme so viel effektiver gemacht hat, ist die Rationalisierung der Arbeitsabläufe. Im Backoffice werden alle Prozesse in einem benutzerfreundlichen und papierlosen System abgewickelt. Herr Isfort verriet, dass die Reduzierung der manuellen Arbeit bei der Rechnungsstellung und dem Toneraustausch IBS Bürosysteme 45 Stunden pro Monat einspart. Dies entspricht einer jährlichen Einsparung von ca. 24.300 €.
IBS Bürosysteme Techniker verwenden jetzt Evatic Mobile, um Serviceberichte auszufüllen, Ersatzteile zu scannen, Kundenunterschriften zu erfassen und Live-Informationen über Aufträge, Verträge und Maschinen im Außendienst abzurufen. Herr Isfort erklärte, dass es früher viele Telefonate zwischen den Technikern und den Mitarbeitern im Backoffice gab. Jetzt haben die Techniker alle Informationen, die sie benötigen auf ihren mobilen Geräten und müssen nicht mehr im Backoffice nachfragen. Durch die Reduzierung der Telefonate hat das Unternehmen nun mehr Zeit für Gespräche mit seinen Kunden.
Darüber hinaus profitiert IBS Bürosysteme jetzt von einem schnelleren Zugriff auf verfügbaren Daten. Beispielsweise lässt sich die Arbeit von Techniker nun einfach verfolgen. "Wir können sehen, wo sich unsere Techniker aufhalten, wann sie mit einer Arbeit begonnen und wann sie sie fertiggestellt haben", so Herr Isfort. "Sie müssen uns nicht länger anrufen und uns mitteilen, dass sie eine Aufgabe erledigt haben. Die Daten werden in Echtzeit über Evatic Mobile an uns übermittelt.
Herr Isfort verriet, dass die Automatisierungs- und Mobilitätsfunktionen von Evatic IBS Bürosysteme bei jedem Serviceprojekt 30 Minuten manueller Arbeit einspart. IBS Bürosysteme beschäftigt derzeit 12 Techniker, die täglich etwa 40 Aufgaben ausführen. Dementsprechend beträgt die tägliche Zeitersparnis etwa 20 Stunden. Dies entspricht einer jährlichen Einsparung von ca. 216.000 Euro.
Eine Plattform für Wachstum
Mit Evatic ist IBS Bürosysteme nicht nur profitabler, indem es dem Unternehmen Geld spart, es ermöglicht dem Unternehmen auch mit weniger, mehr zu erreichen. Seit der Implementierung von Evatic, ist die Belegschaft von IBS Bürosysteme stabil geblieben, während der Kundenstamm, der Maschinenpark und das Dienstleistungsportfolio signifikant gewachsen ist.
Herr Isfort erklärte: "Wir schrecken nicht mehr davor zurück, zusätzliche Arbeit zu übernehmen, weil das System so viel Arbeit für uns erledigt. Mit einem so starken und stabilen Service-Management-System ist es einfacher geworden, nicht Druck bezogene Dienstleistungen wie DocuWare in unser Portfolio aufzunehmen", erklärt Herr Isfort.
Herr Isfort sieht die zukünftige Beziehung zwischen Asolvi und IBS Bürosysteme positiv. Er schloss unser Interview mit den Worten: Ich bin sehr gespannt, wohin die Reise von Asolvi geht. Ich weiß, dass sie Softwareanbieter in der Bürodruckbranche akquiriert haben und das kann für Unternehmen wie dem Unserem nur gut sein. Ich denke, wir werden in Zukunft noch mehr Vorteile sehen.
