Im April 2020 hat die Firma Friedrich Karl Schroeder, kurz FKS, eine Anfrage an verschiedene Anbieter von Lösungen für die MPS-Branche gestellt. Dazu gehörte auch ihr derzeitiger Lieferant, Evatic.
Die Anfrage basierte auf einem Lastenheft mit rund 70 Seiten und einer sehr guten Beschreibungen der Prozesse, die mit den MPS-Aktivitäten bei FKS in Hamburg verbunden sind.
Nach der Beantwortung und Anwendung der in diesem umfassenden Dokument beschriebenen Prozesse haben wir mit dem Projektteam bei FKS mehrere Demo-Workshops zu einzelnen Themen durchgeführt, die zu einem Follow-up mit Evatic für diesen Geschäftsbereich geführt haben. Gefolgt von einer umfangreichen Optimierungsrunde, die von unseren Beratern bei FKS durchgeführt wurde.
FKS setzt Evatic seit mehr als 15 Jahren erfolgreich ein. Aufgrund eigener Entwicklungen im Geschäftsbereich wurden bisher nicht alle Funktionalitäten implementiert., Ein Optimierungsprojekt war ein logischer Schritt.
Ziel dieses Optimierungsprojekts war es, die Prozesse in nahezu allen Bereichen vom Vertragsmanagement über das Servicemanagement bis hin zur Lager- und Bestandsverwaltung effizienter zu gestalten und damit das Tagesgeschäft der Benutzer zu erleichtern.
Ziele des Optimierungsprojektes waren unter anderem:
- die Erhöhung der Transparenz und Durchgängigkeit der Prozesse für alle Teams und Abteilungen im Geschäftsbereich.
- weniger Software von Drittanbieternund Zentralisierung der Prozesse in Evatic.
- Reduktion von Schnittstellen zu anderen Anwendungen und damit Anbindung von COP direkt an Evatic.
- Automatischer Import und Verarbeitung von Tonerfüllständen, um den Arbeitsablauf von der Datenverarbeitung bis zur Auslieferung zu automatisieren. Dies wurde bisher manuell durchgeführt.
- Einführung eines zuvor vollständig manuellen Prozesses zur Eingabe eines Kundenauftrags, eines Vertrags und eines Installationsprojekts. Nach der Eingabe eines so genannten Verkaufsprojekts in Evatic wird automatisch ein Auftrag erstellt (und eine Bestellung, falls nicht auf Lager), ein Vertrag wird automatisch unter Verwendung intelligenter vordefinierter Vorlagen erstellt, und ein Installationsprojekt wird automatisch unter Verwendung der vordefinierten Parameter erstellt.
- XML-Rechnungen werden als Basis zur Erzeugung von XRechnungen erstellt. Eine Erzeugung von ZUGFeRD-Rechnungen wäre ebenfalls möglich.
- Integration zu Shipcloud für die vereinfachte Versandorganisation (Erstellung von Versandlabels und Speicherung der Trackingnummer) von Waren.
- Evatic Smart Toner Management-Funktionalität mit Verknüpfung zu DokuForm, so dass Tonerlieferungen auf der Grundlage von Algorithmen und Parametern in Evatic (basierend auf berechneter Vakanz, Deckung, Volumen usw.) automatisch generiert und ein Liefervorschlag gemacht wird.
Frau Rüller, Projektleiterin bei FKS, äußerte sich in mehreren E-Mails und Gesprächen anerkennend über die Herangehensweise und natürlich auch über das erzielte Ergebnis. „Auch wenn wir noch mitten in den Umsetzungen der einzelnen Ziele stecken, haben wir mit den Workshops bereits viel erreicht. Die Berater von Asolvi haben uns dafür sehr wertvollen Input geliefert und stehen uns bei der Umsetzung bei Seite.“
Da Evatic ständig mit neuen innovativen Funktionen angereichert wird und auch FKS sich ständig weiterentwickelt, wird es sicherlich zu weiteren Optimierungen der MPS-Prozesse bei FKS kommen. Auch im Bereich IT-Funktionen bietet Evatic noch Potenzial wie beispielsweise die Pflege von Softwarelizenzen in Verträgenmit Managed-Service-Paketen, Verträge mit automatischer Rechnungsstellung, oder Projektvorlagen zur schnellen Erstellung und Kalkulation. Und nicht zuletzt die Evatic Dashboards, die auf Microsoft Power BI basieren.
Evatic ist das Flaggschiff-produkt von Asolvi mit vielen Anwender weltweit.
Wir arbeiten ständig an Innovationen, Optimierungen und Verbesserungen. Damit eignet sich Evatic für praktisch jede Organisation, die sich mit Service /IT-Management, Vertragsmanagement und Bestandsmanagement vom Vertrieb bis zum Service beschäftigt.
Fördert Ihr System einen möglichst effizienten Prozessablauf? Erfordert Ihr derzeitiges System viel manuelle Arbeit, obwohl Sie wissen, dass dies auch automatisiert werden kann? Bietet Ihr derzeitiges System einen klaren Überblick über die Ergebnisse wie die Rentabilität von Verträgen, Kunden, Anlagen, Dienstleistungen usw. oder kostet es Sie viel Mühe, die Daten in klare und verständliche Management-Dashboards umzuwandeln?
Die Mitarbeiter von Asolvi kennen Ihre Prozesse und Herausforderungen in- und auswendig. Sie können Sie bei der Einführung von Evatic, aber auch bei Verbesserungsprozessen unterstützen.
Möchten Sie, dass wir einen Blick auf Ihre derzeitigen automatisierten und geschäftlichen Prozesse werfen und Sie beraten, wie Sie diese mit Evatic effizienter und effektiver gestalten können?
Dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf und nutzen Sie das Kontaktformular auf unserer Website www.asolvi.com/de/ Oder schreiben Sie eine E-Mail an sales@asolvi.com
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Mit Freundlichen Gruß
Rene Musch – Sales Director Asolvi GmbH
