Die Firma Roderburg wurde 1989 in Mönchengladbach, im Herzen der führenden Industrie- und Handelsregion im Ruhrgebiet, gegründet. Das Unternehmen begann als klassischer Bürotechnik-Anbieter, dessen Kerngeschäft Kopier-/Druck- und Faxgeräte umfasste. Heute ist das Unternehmen einer der größten Ricoh-Händler im Bundesstaat. Zur Unterstützung seiner Kunden bei der digitalen Transformation hat Roderburg seine Aktivitäten in den letzten Jahren erweitert und ausgebaut. Elektronische Archivierung und Dokumentenmanagement sind zwei der wichtigsten Säulen des erweiterten Angebots von Roderburg.
Während die Kundenberatung im Vordergrund steht, musste das Unternehmen auch seine eigenen Prozesse berücksichtigen. Roderburg nutzte, ähnlich wie andere Händler, eine Vielzahl unterschiedlicher Softwarepakete, um die verschiedenen Geschäftsbereiche zu verwalten. Manuelle und papiergebundene Prozesse waren Bestandteil der täglichen Arbeitsabläufe. Im Jahr 2019 setzte sich Firmeninhaber Thomas Roderburg das Ziel, die digitale Transformation aller internen Prozesse des Unternehmens voranzutreiben. Nach einer ausführlichen Analyse der verfügbaren Lösungen entschied Herr Roderburg, dass Evatic die beste Lösung für die Digitalisierung der zahlreichen Kundendienst-, Vertragsabrechnungs-, Lagerverwaltung- und Bestellprozesse des Unternehmens war. Darauffolgend wurde Evatic im Juli 2019 implementiert.
Mit dem Projektabschluss hat Roderburg seine Transformation erfolgreich umgesetzt. Das Unternehmen hat mit dem Projekt fünf wichtige Ziele erreicht:
Der gesamte Logistikprozess, von Kundenbestellung über die detaillierte Auftragserteilung, die Lieferung, die Kundenfakturierung, den Rechnungseingang vom Lieferanten, die Genehmigung zur Begleichung und die abschließende Weiterleitung an den externen Steuerberater wurde komplett digitalisiert.
Nachdem das ECMM-Modul (Evatic Consumable and Meter-Reading Management) die erforderlichen Daten von einem Flottenmanagement- System (DCA) erhalten hat, automatisiert und steuert es den Nachschub- und Bestellprozess. Für eine Effizienzmaximierung entscheiden Algorithmen innerhalb von Evatic über Zusammenfassung von Bestellungen und deren Versand. Hierdurch wird ein Lieferengpass verhindert und gleichzeitig wird eine zu frühe Toner-Lieferung und Verschwendung vermieden. Parallel berechnet das ECMM, ob innerhalb eines vorgegebenen Zeitraums ein weiterer Toner benötigt wird, entweder für dasselbe Gerät oder für ein anderes Gerät am selben Standort. Hiermit werden Versandkosten eingespart und Auftragsabwicklungen effizienter durchgeführt.
Der Prozess ist in dieser Grafik zusammengefasst:
Von links nach rechts - die gesamte Lieferkette wurde digitalisiert. Alle Systeme des Unternehmens, Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten, Bank und die Dokumentenverwaltung sind miteinander verbunden. Die Bereitstellung der benötigten Informationen zum richtigen Zeitpunkt verbessert erheblich die Prozesses-Effizienz.
Der Import und die Verarbeitung eingehender Rechnungen (entweder per E-Mail / PDF oder gescannt) und deren automatischer Abgleich mit der von Evatic generierten Bestellungen wurden digitalisiert. Nach dem Abgleich und der Freigabe werden die Rechnungen automatisch in der externen Finanzbuchhaltung eingepflegt. In Evatic werden diese Informationen gespeichert, welches ebenfalls mit dem automatisierten Zahlungsprozess verbunden ist. Im letzten Schritt werden die Rechnungsdaten im Archiv abgelegt, wo sie nicht mehr überarbeitet oder verändert werden können.
Ausgangsrechnungen, die von Evatic als PDF und/oder XML erstellt wurden, werden von JobRouter verarbeitet und dem Empfänger im korrekten Format zugestellt, entweder als PDF per E-Mail oder im ZUGFeRD/XRechnung-Format. Diese Rechnungen werden nach Eingang direkt in das Buchhaltungssystem des Kunden gebucht.
Der Posteingang, die Postverteilung und der Nachbearbeitungsprozess wurden digitalisiert. Die Post wird archiviert - so haben die Mitarbeiter jederzeit und ortsunabhängig Zugriff auf ihre Dokumente.
Als Lösungspartner für verschiedene Anbieter vertreibt und verwaltet Roderburg eine Vielzahl von unterschiedlichen Lizenzen und Softwaresystemen für seine Kunden. Der neue Prozess mit Evatic Contract Management erlaubt einen Überblick aller Lizenzen, sorgt für eine Einhaltung der Fristen und ermöglicht, dass die Anzahl und Gültigkeit von Lizenzen jederzeit ausreichend verfügbar sind.
Als Gesamtergebnis lässt sich festhalten, dass die Prozesse jetzt optimiert sind und sie bieten eine digitale, prüffähige Dokumentenspeicherung. Mitarbeiter können jetzt ortsungebunden effizienter arbeiten. Alle Prozesse und Informationen / Dokumente sind jederzeit für Roderburg verfügbar und die Zahlungsbedingungen für eingehende Rechnungen sind mit weniger Aufwand einzuhalten. Letztendlich war die Digitalisierung für Roderburg eine äußerst rentable Entscheidung.
Dazu Thomas Roderburg: "Die Teams von EBS Solutions und Asolvi haben mein Unternehmen komplett digitalisiert - und das in Rekordzeit. Ich habe jetzt einen viel besseren Überblick und ich bin erstaunt von den zusätzlichen Vorteilen, die diese Transformation mit sich bringt".