Das Roderburg Document & Technology Center weiß, warum Integration mehr als nur ein Schlagwort ist.
Das Unternehmen mit Hauptsitz in Mönchengladbach, Deutschland, begann als Fachhändler für Drucker und Kopierer von Topmarken wie Ricoh, Sharp, HP und Utax. Mittlerweile bietet Roderburg Managed Print Services (MPS) an und betreut 4.000 Kundengeräte vor Ort (MIF). Hiermit folgt das Unternehmen dem weltweiten Trend alle Angebote als Dienstleistungen zu verkaufen. Um die weiterhin rückläufigen Verkaufszahlen in der Copy-Printbranche entgegenzuwirken, hat sich Roderburg dazu entschlossen ihr Kerngeschäft zu erweitern und IP-Telefonie- sowie Dokumentenmanagement-Software in ihr Sortiment aufzunehmen und Produkte, wie zum Beispiel InfoOffice und DocuWare anzubieten. Das Unternehmen positioniert sich als innovativer Lösungsanbieter für das moderne Büro und unterstützt seine Kunden auf dem Weg zur digitalen Transformation.
Für Roderburg ist es nun an der Zeit selbst eine digitale Transformation zu vollziehen. Das Unternehmen hat jahrelang auf ein fragmentiertes Service-Management-System mit vielen verschiedenen Elementen vertraut und möchte jetzt mit Hilfe von Asolvi alle Aktivitäten unter einem Dach vereinen.
"Derzeit haben wir unser Haupt-ERP-System sowie eine separate mobile Anwendung für unsere Außendiensttechniker und wir verwenden Microsoft Excel für den Import von Zählerständen", sagt Thomas Roderburg, Inhaber des Roderburg Document & Technology Center. "Nichts davon ist integriert und deshalb müssen wir momentan viel manuelle Arbeit verrichten, um die verschiedenen Systems miteinander in Einklang zu bringen. Dies ist nicht unser einziges Problem. Wir haben große Tonervorräte vor Ort bei unseren Kunden. Allerdings haben wir keine genauen Zahlen, da unser aktuelles System uns keine Transparenz bietet. Aus diesem Grund haben wir beschlossen, dass es an der Zeit ist, eine Lösung zu finden, die all diese Problem abdeckt".
Ricoh in Deutschland hatte Roderburg empfohlen, sich mit Asolvi in Verbindung zu setzen. Die breit gefächerte Außendienstverwaltungssoftware von Asolvi deckt alle Stufen der Servicekette ab, einschließlich Vertrieb, Verträge, Lager, Reparaturen, Außendienst, Rechnungsstellung und Berichterstattung. Für Roderburg war es wichtig, dass die Software über Funktionen verfügt, die speziell für die Dokumenten- und Imaging-Branche entwickelt wurden. Dazu gehören Machine-to-Machine-Lösungen (M2M), die mit MIF verbunden sind, um Daten aus der Ferne zu erfassen und Rechnungen und Tonerersatz automatisch zu generieren.
Nach einer Vorführung des Systems vor Ort entschied sich Roderburg für die Evatic-Lösung von Asolvi. Thomas Roderburg erklärt: "Evatic verfügt über Funktionen, die uns helfen werden, die Kontrolle über unsere Tonerbestände zu erlagen. Darüber hinaus erhalten wir einen Echtzeit-Überblick über unsere Rentabilität den wir bisher noch nicht hatten. Beeindruckt hat uns ebenso Beispiele von ROI-Ergebnissen anderer Evatic-Kunden. Ein Kunde sparte zum Beispiel 45 manuelle Arbeitsstunden pro Monat ein. Ein anderer Kunde hatte durch verschiedene Prozessverbesserungen die Anzahl seiner regelmäßigen Kundenbesuche von 30% auf 12% reduziert.
Mit der Implementierung von Evatic erhält das Roderburg Document & Technology Center ein umfassendes und vollständig integriertes Außendienst-Managementsystem. "Wir sind dabei herauszufinden, warum Integration im Zeitalter der digitalen Transformation so wichtig ist", sagt Roderburg. "Durch die Einführung eines zentralen Systems werden wir in der Lage sein, volle Transparenz über unsere Verträge, Kunden und Maschinen zu erlangen und dementsprechend eine Vielzahl lästiger manueller Arbeitsstunden zu eliminieren. Wir gehen davon aus, dass wir mit Hilfe der M2M-Funktionen die Tonerbestände vor Ort bei unseren Kunden reduzieren können. Unsere Kunden werden ebenfalls davon profitieren. Mit der Implementierung des Evatic Kundenservice-Portals bieten wir unseren Kunden mehr Kontrolle und Transparenz.
Nach einem kurzen Verkaufszyklus hat Asolvi seine Implementierungspartner in Deutschland damit beauftragt, den Implementierungsprozess zu starten. Roderburg wird schon in Kürze von der gesteigerten Effizienz, Rentabilität und Skalierbarkeit profitieren wie bereits andere Asolvi-Kunden vor Ihnen.