Känns det som om du drunknar? För många företag inom branschen för hanterade utskriftstjänster (MPS) är svaret ja. De vanligaste problemen som de ställs inför är:
- För mycket manuellt arbete. Det är svårt att öka effektiviteten och produktiviteten när serviceverksamheten är fastlåst i manuella, pappersdrivna processer.
- För mycket mjukvara. Data finns överallt, utspridda på många olika programvaror. Dessa program varierar i ålder och flexibilitet och kräver flera kostsamma gränssnitt. I många fall är programmen helt enkelt inte sammankopplade eller integrerade alls. Detta skapar bristande insyn, förhindrar varje användbar överblick över verksamhetens lönsamhet och gör hela serviceverksamheten svår och dyr att upprätthålla.
- Fel mjukvara. De flesta små och medelstora företag inom tryck- och dokumenthantering använder generiska ERP-system (Enterprise Resource Planning) som saknar de nödvändiga anpassningarna för en så komplex och föränderlig bransch.
Det finns något som förvärrar dessa problem och det är ett huvudbry för hela branschen. Intäkterna sjunker medan kostnaderna ökar. Utskriftsvolymerna och priserna sjunker på grund av minskad efterfrågan och en strävan efter att förbli konkurrenskraftig. Samtidigt ökar tryckkostnaderna på grund av bättre grafik och högre antal pixlar, för att inte tala om ständigt ökande omkostnader.
Detta betyder inte att branschen är död eller utdöende. Det betyder bara att den håller på att förändras och att leverantörerna måste förändras tillsammans med den. Sättet att göra detta är genom att:
- Göra sig av med manuella processer. Automatiserade arbetsflöden minskar din administrativa börda och gör det möjligt för ditt företag att göra mer med mindre personal.
- Förhindra förluster på kontrakt. Detta händer vanligtvis när kunden använder mer toner än vad som har räknats in, och när ytterligare delar och servicebesök inte har debiterats på rätt sätt. Du måste registrera och hålla koll på alla utgifter och ta betalt för dem på rätt sätt.
- Gå från en reaktiv/fellagande underhållsmodell till en förebyggande underhållsmodell. Du sparar pengar på servicebesök om du förutser problem med dina MIF:er (maskiner i fält) innan de uppstår. Det bästa av allt är att du gör dina kunder nöjda eftersom en tillförlitligare maskin gör det möjligt för dem att bli lönsammare.
Allt detta kan uppnås genom att implementera rätt tjänstehanteringslösning. Vilka är då de viktigaste sakerna att tänka på när man letar efter en?
- Det större perspektivet
Titta inte bara på de områden där du har problem och på specifika smärtpunkter. Du kanske tror att dina fältservicetekniker skulle vara bättre betjänta av en papperslös rapporteringsprocess och känner att du borde titta på mobilitetslösningar. Eller att dina kundavtal skulle kunna hanteras bättre och att du borde titta på programvara för avtalshantering. Det är som att sy igen hål i en sliten tröja. Det är själva tröjan som behöver kastas och bytas ut. Med andra ord behöver ditt tjänstehanteringssystem - fullt av pappersstyrda processer, osammanhängande programvaror, oordnade data och för många människor som gör för många saker - en uppgradering.
Ta alltså ett steg tillbaka och se på hela ditt IT-landskap. Fokusera på sätt att få hela organisationen att presterar bättre. Fokusera såväl på möjligheterna att öka vinsten som på de problem som håller tillbaka den. Och när du tittar på olika programvarualternativ ska du inte bara titta på hur mycket de kostar. Se hur mycket de kan tillföra ditt företag, hur de kan effektivisera dina processer, göra dina medarbetare mer produktiva och dina kontrakt mer lönsamma. Det verkliga värdet av en mjukvarulösning kan inte beskrivas enbart i termer av kostnad och pris. Det verkliga värdet ligger i avkastning på investeringar.
- Du behöver något branschspecifikt
De flesta leverantörer av hanterade utskriftstjänster (MPS) och dokumenthanteringssystem (DMS) använder generiska ERP-system och horisontell (icke branschspecifik) programvara för att sköta sin serviceverksamhet. Men MPS och DMS skiljer sig mycket från andra branscher inom fältservicesektorn, framför allt på grund av de unika påfrestningar och utmaningar som de står inför. Detta är anledningen till att generisk, horisontell programvara inte räcker till för företag inom detta område. De måste använda programvara som är utformad för att tillgodose särskilda MPS/DMS-behov, t.ex. fjärrövervakning av MIF, smart tonerhantering och automatiserad mätaravläsning och fakturering.
- Integration är nyckeln till framgång
Ett vanligt problem när man använder många olika programvaror för att sköta olika delar av verksamheten är att de ofta inte är integrerade på rätt sätt. Detta förhindrar varje meningsfull överblick över organisationens lönsamhet och ökar risken för fel eftersom olika delar av verksamheten inte vet vad de andra gör. Det krävs också mycket administration, manuella processer och dubbla datainmatningar för att få hela organisationen att gå i takt. Kort och gott: dålig integration gör allting långsammare.
Du behöver en lösning för tjänstehantering som kan integreras med dina andra program och främja ett smidigt dataflöde i hela organisationen. Du behöver något som är tillräckligt mångsidigt och flexibelt för att kunna kopplas till ditt ekonomisystem, ditt system för maskinparkshantering, ditt ERP- och logistiksystem, ditt CRM-system med mera.
- Koppla in dina nyckelpersoner
Utse "processägare", d.v.s. de viktigaste användarna av den nya programvaran när den väl har införts. De som kommer att vara mest beroende av programvaran i sin dagliga verksamhet är de som måste delta i urvalsprocessen. Det är de som förstår smärtpunkterna bättre än någon annan och som kan avgöra om en lösning kommer att göra det den säger att den kommer att göra.
Slutsatser
Om du tar hänsyn till dessa fyra överväganden kan du och dina medarbetare lättare välja rätt tjänstehanteringslösning till ditt företag. Det finns förstås fler saker att ta hänsyn till, men dessa fyra är en bra utgångspunkt och kommer att sätta dig på rätt spår. Det viktigaste här är att du har tagit det första steget. Du har bestämt dig för att din organisation måste förändras om den ska överleva, och du undersöker på vilka sätt du kan få det att hända. Det har du bevisat bara genom att läsa den här artikeln.
Vantage Online är särskilt utformad för att tillgodose specifika branscher som MPS och DMS och är en heltäckande SaaS-baserad lösning för tjänstehantering som helt automatiserar och optimerar din tjänstekedja. Med kraftfulla IoT-funktioner, användarvänliga verktyg för datorstödd affärsanalys och banbrytande mobilteknik gör Vantage Online så att du kan ge dina kunder en mer proaktiv, effektivare och lönsammare service.