Managed print services (MPS) uppstod för att hantera standardiseringen inom leverantörskedjan och gav nytt liv åt en bransch som hade det kämpigt. Med tidens gång har MPS självt blivit standard och leverantörerna av kontorsutskrifter söker åter nya sätt att utföra saker.
Den här artikeln handlar om uppsvinget för användarbaserad fakturering och hur det kan främja en ny innovationsvåg som hjälper leverantörerna att göra mer än bara utskrifter.
Standardiseringsproblemet
I början av 2000-talet började de traditionella försäljarna av skrivarutrustning att enbart konkurrera prismässigt. Behovet av differentiering blev då nödvändigt, vilket gav upphov till MPS. MPS handlade om att slå samman varor och tjänster i ett samlat pris och byta från ett transaktionsbaserat och produktorienterat upplägg till ett avtalsbaserat och tjänstorienterat sådant. Istället för att kunderna skötte sin skrivarmiljö själva – med materialbeställningar när tonern var slut eller ringande av servicetekniker när skrivaren gick sönder – så började leverantören sköta detta åt kunden.
Alla tjänade på dessa nya MPS-avtal Det säkrade löpande intäkter för leverantören samtidigt som det gav kunderna lägre utskriftskostnader. MPS gav branschen för kontorsutskrifter en kraftinjektion.
Ändå står vi på nytt med en standardiserad produkt. Det är bara det är nu handlar det om MPS självt, där priset utgör enda skillnaden mellan olika MPS-erbjudanden. Men om det är något som leverantörer av utskriftslösningar för kontor är vana vid så är det snabba förändringar. Så nu söker de nya sätt att sälja. Ett nytt sätt att förpacka sina varor och tjänster för att skapa ett mervärde för kunden och att skilja ut sig från konkurrenterna.
I den här branschen, finns det alltid nya sätt. Ett sätt är fakturering per användare (SBB), vilket är ett alternativ till det vanliga faktureringssättet inom managed print-branschen, dvs. att ta betalt per sida (CPP). Flera av våra kunder inom detta område är intresserade av att byta från CPP till SBB. Därför letar vi redan efter sätt att utveckla vår MPS-mjukvara för service management ute i fält för att kunna hantera SBB-avtal.
Men exakt vad innebär SBB? Och hur skiljer sig det från CPP?
Kostnad per sida (CPP) jämfört med fakturering per användare (SBB).
Den populäraste faktureringsmetoden för MPS har alltid varit kostnad per sida (CPP), även känd som kostnad per klick (CPC) eller kostnad per bild (CPI). Här har man bakat in kostnaden för förbrukningsmaterial, underhåll, reservdelar, support och tonerhantering i kostnaden per sida.
Populariteten och den breda användningen av CPP-modellen är en anledning till att det kan vara svårt att skilja dina lösningar från konkurrenternas. Ett ännu större problem är du och din kund hamnar i en intressekonflikt. Du vill att din kund skriver ut mer. Din kund vill skriva ut mindre. Hela utgångspunkten för en MPS-lösning är att minska på onödiga utskrifter. Och när antalet sidor minskar, håller det inte att basera dina verksamhetsintäkter rakt av på dessa volymer.
Däremot framstår användarbaserad fakturering (SBB) nuförtiden som ett mer hållbart alternativ. SBB, också känt som fakturering per användare eller fakturering per stol, baseras på antal anställda snarare än antal utskrivna sidor. Det är en fast kostnad per slutanvändare månadsvis som inkluderar support för alla enheter med skrivarfunktion som var person använder. Det kan handla om skrivare anslutna till lokala nät, enskilda skrivare, multifunktionsskrivare (MFD), faxar och skannrar liksom all förbrukningsmateriel, underhåll, reservdelar samt mjukvara. Det tilltalar de många kunder som vill ha allt-och-lite-till. Något som redan är populärt inom andra branscher, t.ex. gällande tv- och musikprenumerationer såsom Netflix och Spotify.
SBB innebär ett nytt synsätt, med fokus på användaren och dennes behov och beteende, snarare än antalet utskrivna sidor. Det skapar möjlighet att lämna den standardiserade världen med CPP-prissättning och därmed även tillgång till lönsammare intäktskällor. Det skapar också det perfekta samspelet mellan dig och din kund. Kunden spenderar mindre samtidigt som du tjänar mer. Detta stärker partnerskapet er emellan.
Hur kan man tjäna mer pengar med SBB?
CPP liksom SBB handlar om att skapa ett pris per användare där flera olika tjänster ingår i priset. Men till skillnad från CPP, finns större möjligheter att införa flera tjänster i priset per användare. Med CPP kan du bara ta betalt per sida, och inte mer. Tänk dig till exempel att du försöker ta betalt för VoIP eller vatten på flaska, genom att lägga det i priset per sida. Däremot går det utmärkt att addera den här typen av tjänster till ett pris som baseras på användare.
Till exempel, kan du addera följande till varje användare:
Kanske erbjuder du redan något av detta som engångstjänst. Om du istället bakar in dessa i priset per användare blir de en del av din stadigvarande inkomstkälla. Och marginalerna på mjukvara är större, så även om dina kunder sparar pengar, kan du mildra skillnaden.
Utmaningen att bibehålla ett lönsamt pris per användare
Det är viktigt att notera att med SBB finns risken att användarna missbrukar systemet och skriver ut för mycket eller till exempel skriver ut allt i färg. Även om SBB känns lite som "skriv ut så mycket du bara kan", så blir det inte riktigt så. Det beror på att tonern fortfarande är den dyraste delen i ett MBS-avtal. Dessutom är hela poängen med MPS just att ha kontroll på en organisations utskrifter.
För att göra SBB lönsamt måste man först sätta ett användarpris baserat på djup insikt i företagets historiska utskriftsbehov. Det kan göras via en grundlig utvärdering av användarna och deras enheter, för att eliminera antaganden och okända faktorer. Sedan måste du införa så många kontroller som möjligt för att se till att användarna inte skriver ut överdrivet mycket.
Dessa kontroller innebär till att börja det tydligt anges i avtalet vad detta omfattar till exempel gällande volym och färg. Den andra inkluderar programvara för utskriftsstyrning för varje användare. Detta möjliggör för dina kunder att dela ut användarrättigheter, ange utskriftsbegränsningar, och ha kontroll över volymer och färganvändning.
Det tredje är att ha ett starkt system för fältservice (FSM) som i detalj synliggör samt ger överblick för att kunna ha kontroll över alla servicekostnader. Detta FSM-system måste integrera med dina kunders utrustning så att du enkelt kan följa tonerförbrukning och lönsamhet för kontrakt och utrustning. Ditt FSM-system ska genast göra dig uppmärksam på när din kund skriver ut mer än de borde. Enkel åtkomst till dessa data gör att du kan fakturera korrekt, justera avtalspris och/eller villkor vid behov, och ge dina kunder råd om hur de kan ändra sitt utskriftsbeteende.
Med de rätta kontrollerna och mjukvaran på plats kan utskriftshanteringen förbättras med SBB eftersom den identifierar beteenden. Och även om hanteringen av utskriftsvolymer är nödvändigt för både CPP- och SBB-program, är det enklare att hitta missbruk med SBB.
Att vända blad
SBB-modellen har använts flera år inom IT-tjänstesektorn. Att det sedan en tid tillbaka har funnits en konvergens mellan MPS och IT-tjänster är ett ännu starkare skäl att införa SBB inom området för dokument- och bildhantering. Quocircas studie Global Print 2025 förra året visade att IT-tjänsteleverantörer som säljer utskriftstjänster som del av ett större paket kommer att bli de största influenserna på marknaden år 2025. Mot den bakgrunden, är det en god idé att gå över till SBB. Det gör det enkelt för både dem och för kunden genom att allt de erbjuder täcks av en fast månadsavgift.
För de MPS-leverantörer som ännu inte har gett sig in i nya branscher, gör SBB det lättare att ta det steget. Att fakturera per sida gör att du inte kan blicka längre än just till nästa sida. Med SBB Kan du säga till kunden: "– För 50 kr extra per användare och månad, tar hand om era stationära datorer också". Det behövs inget nytt avtal, bara ett tillägg till det redan existerande. Man slipper också svåra diskussioner kring investeringsavkastning eller stora budgetprocesser. Det går på ett ögonblick och allt hamnar i prenumerationen.
Man ser framför sig möjligheten att kontinuerligt lägga till nya tjänster för användaren vilket troligen är största fördelen med SBB-modellen. Det innebär att SBB kan bli ett effektivt sätt att växa för leverantörer av kontorsutskrifter.