Ingredienser är de största pålitliga intäktskällan för flesta kaffeleverantörerna till kontor. Det betyder att deras huvudfokus är att uppmuntra kunderna att köpa mer kaffe.
För många leverantörer är bristande serviceprocesser något som gör att ingredienser uteblir och därmed även betalningen. När det händer så blir det ingredienserna inte bara en förlorad intäkt. De blir till en kostnad. Varje påse med kaffebönor som inte hamnar på en faktura är en bortskänkt produkt. Det här är ett stort problem för många leverantörer av kontorskaffe som fortfarande använder produktbaserad försäljning.
Fallgroparna gällande papper
Varför händer det så ofta att kunderna får kaffe gratis från sina kaffeleverantörer?
Oftast, är det ett mänskligt fel. Och det är större risk för mänskliga fel och att felen blir mer omfattande när företag använder papper i sitt fälthanteringssystem.
Gällande kontorskaffe, begås mänskliga fel när fälttekniker som ska fylla på en kaffemaskin måste fylla i pappersblanketter för hand med uppgifter om vad de har levererat.
När detta handlar om att bocka av en produkt på en lista kan teknikern råka bocka av fel produkt. Ibland måste de skriva ett produktnamn för hand och serienumret direkt ur minnet. De måste också anteckna kvantiteten för levererade produkter.
Det finns stor risk för fel, särskilt när teknikerna anger serienummer direkt ur minnet. Om du tar för lite betalt, dvs. för en för liten mängd eller för en billigare vara, drabbas din viktigaste intäktskälla. Om du tar för mycket betalt, t.ex. för en för stor mängd eller en dyrare produkt, kan det leda till tvister med kunderna. I båda fallen uppstår oklarhet om lagernivåerna.
Ibland går man helt miste om försäljning av ingredienser till följd av att teknikerna slarvar bort dokumenten och helt enkelt inte vet eller kommer ihåg vad de har sålt. Ärligt talat, är detta lätt hänt, särskilt om dina tekniker är hård belastade och har många kunder att besöka.
Andra problem som gör att ingredienser hamnar på villovägar
Alla misstag gällande ingredienser i kaffe- och automatbranschen för arbetsplatser kan inte skyllas på pappersarbete. Vissa leverantörer av kontorskaffe har redan slutat med pappersarbete ute på fältet. Deras tekniker använder mobila enheter och registrerar uppgifterna försäljning av ingredienser via en app.
Detta eliminerar risken att förlora pappersarbete. I vilken utsträckning det minskar utrymmet för mänskliga fel beror på hur dina tekniker måste gå till väga för att registrera sina försäljningar. Om de måste skriva ner produktnamn och serienummer, finns fortfarande risken att data anges felaktigt. Teknikerna slipper åtminstone att hålla dessa uppgifter i minnet eftersom de borde kunna använda systemet eller internet för att slå upp dem. Men risken för fel är fortfarande avsevärt då det är lätt att ange ett långt serienummer felaktigt.
Det finns ytterligare en kategori av risker att ta hänsyn till. Om du använder ett pappersbaserat system, innebär det att dina data inte direkt hamnar i systemet utan måste anges på nytt vid faktureringsstadiet. Varje gång data på nytt måste föras in manuellt ökar risken för mänskliga fel i processen. Vem som än skriver in uppgifterna i en faktura kan skriva fel eller feltolka teknikerns handstil.
En annan orsak till utebliven försäljning av ingredienser är dålig lagerkontroll. Leverantörer av kontorskaffe är i behov av fullständig överblick över alla sina lager på olika platser. Med ett pappersbaserat system, är detta omöjligt då ingen information från teknikerna direktregistreras. Det uppstår alltid en tidsfördröjning när ingredienser flyttas mellan olika lager, skåpbilar och kundställen. Bristen på överblickbarhet kan leda till över- eller underbeställning av ingredienser. Dessutom ökar risken markant för att varor kommer bort eller förbises.
Integration, uppdaterade data och streckkodsläsning
Helst ska leverantörer av kontorskaffe ha en mjukvarulösning för hantering av arbetet ute hos kund där teknikerna matar in försäljningsdata i ett uppdaterat system via sina mobila enheter. Faktureringen ska vara helintegrerat i systemet så att uppgifterna automatiskt anges i förväg på fakturan, så att denna data inte behöver läggas in på nytt på ekonomiavdelningen.
Systemet bör också integreras med ett program för hantering av reservdelar på flera platser så att alla produktförflyttningar registreras och debiteras korrekt.
För att drastiskt minska risken för mänskliga fel på fältet behöver leverantörer av kontorskaffe system som minimerar den manuella insats som krävs när de registrerar försäljningen av ingredienser. Inför streckkodsläsare. En mobil företagsapp med streckkodsläsare identifierar omedelbart produkten och laddar informationen direkt till systemet – så att dina tekniker inte behöver göra det. Eliminerad risk för felskrivning eller glömska.
Inget mer gratiskaffe
Om du är en leverantör av kontorskaffe, är sannolikt kaffeförsäljningen livsnerven i din verksamhet – så det är inget du vill skänka bort gratis till dina kunder. Genom att förbättra din service management kan du förhindra att detta sker.
Asolvi-mjukvaran gör att leverantörer av kontorskaffe inte längre riskerar att gå miste om försäljningstillfällen för ingredienser. Vår mobila företagslösning är integrerad med vår automatiserade management-program för fakturering och reservdelar på flera platser. Därför övervakas och spåras alla ingredienser och data behöver inte matas in två gånger. Fältteknikerna matar in sina data en gång för alla.
Vår mobila företagsapp har även en streckkodsläsare. Era tekniker scannar bara streckkoden på en påse kaffe eller socker eller en låda med pappersmuggar, så identifieras produkterna automatiskt och registreras i systemet som en försäljning. Teknikerna slipper söka efter produkter eller skriva ut långa serienummer.