Mark Kouwenberg, försäljningschef hos JetAdvice
Introduktion
Managed Print Service (MPS)-lösningar är smartare och mer omfattande än någonsin tidigare. De erbjuder molnbaserad anslutbarhet, automatisering av nyckelprocesser, just-in-time beställning och end-to-end supply chain management – och mycket mer. Med alla dessa framsteg är det lätt att förlora betydelsen av korrekt och pålitlig enhetsdata – vilket bör underbygga dessa lösningar och deras utvecklande kapacitet.
Kvaliteten på data som extraheras från varje enhet avgör fortfarande hur lönsamma dina MPS-avtal är och hur framgångsrikt alla dina datadrivna lösningar kommer att prestera. Precis som det alltid har gjort. Oavsett hur intelligent dina MPS-programvaru- och servicehanteringslösningar är, såvida de inte är försedda med exakta agentdata, kommer dina kunder inte att få sin toner utbytt i tid, din fakturering blir inte korrekt och du kommer inte att träffa de SLA som du anger i dina kontrakt.
Stil framför substans?
Detta är en fråga som har byggts upp ett tag. Under senare år tycks vikten av dataintegritet ha hamnat i baksätet för många människor i vår bransch. Vi har vi alla fokuserat på utökade funktioner och funktionalitet i större eller mindre utsträckning. Det är naturligtvis sant att dessa framsteg har hjälpt MPS-sektorn att utvecklas och förbli relevant för slutanvändarna. Men i vissa fall verkar datakvaliteten ha offrats eller till och med glömts bort.
Effekten av opålitliga eller felaktiga data kan vara enorm. Ett exempel är att en återförsäljare berättade att de missade att fakturera över 100 000 färgsidor varje månad eftersom MPS-lösningens enhetsräknare inte var korrekt och inte gick att lita på. Det värsta med denna upplevelse var dock att återförsäljaren väntade i över tre månader på att få en lösning från sin MPS-programvaruleverantör. De gav till slut upp efter flera MIB walks, supportförfrågningar, ursäkter och försenade svar. Den här episoden resulterade i en utebliven månadsinkomst på cirka 5 000 € – vilket gjorde ett lönsamt MPS-avtal till ett förlustbringande kontrakt.
Ta bara en stund att fundera över effekten av felaktiga och opålitliga data när vi ytterligare automatiserar arbetsflödesprocesser och tar bort manuella kontaktpunkter. Hur kommer detta att påverka din verksamhet, ditt resultat och din kundnöjdhet på kort och lång sikt?
Support gör hela skillnaden
Att få korrekta data är avgörande, som vi har diskuterat. Men en återförsäljares förmåga att snabbt agera på datafynd är lika viktig. När återförsäljare stöter på problem så som att upptäcka en okänd enhet eller en felaktig räknare, gör den hastighet med vilken MPS-programvaruleverantören svarar och åtgärdar situationen stor skillnad för återförsäljarna. Ändå försummar många återförsäljare att ta hänsyn till MPS-programvaruleverantörernas lyhördhet när de registrerar sig för en ny MPS-lösning.
Tänk på vårt tidigare exempel: Tänk om den felaktiga räknaren hade åtgärdats inom några timmar eller – i värsta fall – inom bara några dagar? De ekonomiska konsekvenserna skulle ha varit minimala och den tid som spenderades av både återförsäljaren och kunden skulle ha varit försumbar. Ur vårt perspektiv bör personlig kontakt och omedelbar support gå hand i hand med korrekt datainsamling och analys; oavsett om du hanterar några hundra utskriftsenheter eller har en installerad bas med 10 000+ enheter.
Korrekta data och effektiva enheter
Täckning och slöseri med toner är de två huvudsakliga drivkrafterna för MPS-avtal om pris per sida. När man tänker på färgutskrift står bläck och toner för mellan 70 % och 80 % av kostnaderna – och för en svartvit sida är det cirka 50 %. Uppriktig korrekt information om täckning hjälper dig därför inte bara att differentiera din ekonomiska strategi, det minskar också risken för att hamna i ett förlustbringande kontrakt.
När täckning och slöseri är lågt är återförsäljarnas vinster höga, men när det ökar minskar vinsterna snabbt. Återförsäljare behöver korrekt information för att övervaka användning, slöseri och täckningsmönster och se om en annan faktureringsstruktur – som fakturering i nivåer – skulle vara mer kostnadseffektiv. Omvänt kan kunderna se tillbaka på sitt kontrakt och känna att de blev överdebiterade eftersom deras återförsäljare missade en möjlighet att flytta över dem till en mer kostnadseffektiv kontraktsstruktur.
Vad som är frustrerande – åtminstone som vi ser det – är att informationen handlare behöver för att leverera responsiv service alltid har funnits där. Men under många år har den varit begravt djupt bland tusentals rader av excel-ark. Vi tänker på det som de tidiga guldgrävarna som gav sig ut till nya länder för att hitta guld. De visste alla att skatten var precis under deras fötter, men de hade inte alltid verktygen för att snabbt utvinna den och tjäna sin förmögenhet.
Men MPS-lösningar som de som erbjuds av JetAdvice är här för att hjälpa. Istället för att gå igenom alla dessa tusentals och åter tusentals rader för hand – vilket många organisationer fortfarande gör – kan MPS-lösningar bryta dessa data och göra dem användbara och lönsamma.
Slutsats
Du kommer regelbundet att höra JetAdvice prata om hur återförsäljare bör vara mycket uppmärksamma på noggrannheten och tillförlitligheten hos datadrivna processer som underbygger deras kundinriktade lösningar. Det beror på, som vi har diskuterat, att de har en betydande inverkan på avtalsmässig lönsamhet och kundnöjdhet. Den pågående automatiseringen av arbetsflöden, minskning av mänskligt engagemang och felminimering är vägen framåt. Men detta är bara möjligt om MPS-system förses med korrekta data. Faktum är att ju mer automation och maskin-till-maskin-kommunikation spelar in, desto mer kommer vi att vara beroende av tillförlitliga och förutsägbara källdata.
JetAdvice Manager erbjuder inbyggd sömlös integration med Asolvis Vantage Online, Winserv, 2Serv och Evatic – och har varit teknikpartners i över åtta år. För mer information, vänligen kontakta mk@euroform.com - Mobil: +31 6 24 77 26 62