Det är uppfriskande att se Evolve Business Solutions, ett relativt nytt företag, ta det djärva steget att använda Vantage Online tidigt i sin utveckling. Vanligtvis använder företag inom kopiering/tryck manuella processer så länge de är små och växande. De kommer bara att titta på att ta in specialiserad programvara för servicehantering när de expanderar och inser att manuella processer i bästa fall saktar ner dem och kostar värdefull tid, och i värsta fall hämma tillväxten genom att hindra personalen från att bedriva inkomstgenererande verksamhet.
Även om det är ett mycket positivt steg av Evolve när det ses på makronivå, är det värt att titta på vilka fördelar de får och hur det sannolikt kommer att hjälpa verksamheten. Det här handlar inte om att köpa något innan du faktiskt behöver det, utan det är en situation där du kan köpa något nu och åtnjuta fördelarna, eller vänta tills omständigheterna praktiskt taget kräver att du måste köpa det. Så låt oss titta på vilka fördelar Evolve sannolikt kommer att ge omedelbart eller på kort sikt.
Den kanske mest uppmärksammade fördelen är automatiseringen av mätardebitering. Manuella metoder tar inte bara upp stora mängder tid (3-4 persondagar per månad är inte ovanligt, även i mindre företag), utan kan också vara benägna för misstag. Dessutom sparar en sömlös integration till ett ekonomisystem som Sage eller Xero både tid och ansträngning inom organisationen och minimerar även risken för mänskliga fel vid fakturering, och minskar därför kravet på att ta upp kreditnotor. Vantage Online ger smidig och sömlös mätarfakturering och gör insamling (via vald DCA), beräkning och fakturering mätbar i timmar och minuter snarare än i dagar.
Vantage Online kommer också att ge ytterligare kontroll och synlighet på områden som maskin- och kontraktslönsamhet. Skillnaden mellan uppfattning och verklighet när det gäller att bedöma vilka kunder/maskiner som genererar mest vinst är ofta betydande och Vantage Online gör det möjligt för användare att förlita sig på faktiska siffror snarare än gissningar.
Övervakning av SLA-prestanda är också en viktig aspekt som Vantage Online erbjuder, både för interna syften som "hur går det för oss?", men också för att ge svar på kundernas frågor som "uppfyller ni era servicelöften?". Kort sagt möjliggör det att kundservicen kan förbättras, övervakas och dokumenteras, vilket gör både leverantörer och användare nöjda. När du även tänker på den förbättrade kommunikationen som användare kan dra nytta av, särskilt inom områdena automatiserad e-post av kundmeddelanden och försäljningsorder, är det lätt att se att Evolve har många fördelar på kort sikt.
Det är dock viktigt att komma ihåg att Evolve har en långsiktig aspekt. Dörutom dessa kortsiktiga fördelar finns det andra fördelar som kommer att uppnås på längre sikt. Rapportering är värdefullt för Vantage Online-kunder från dag ett, men värdet av att automatisera rapportering lyser verkligen igenom på längre sikt när kopierings- och utskriftsföretag skalar upp. Användare kan visa värdet av äkta MPS-rapportering med ett klick eller realtidsrapportering, samtidigt som de hjälper sina egna interna processer genom att hålla reda på maskinernas placering. Dessutom gör lagerkontrollfunktionen som följer med Vantage det möjligt för användare att skala bekvämt och hålla koll på något som annars snabbt kan växa till en komplex och kostsam aktivitet.
Evolve har optimismen och visionen att få verksamheten att växa, men de har också visshet om vart de vill att verksamheten ska utvecklas och hur Vantage Online kan hjälpa till att leverera den visionen. Nuförtiden är det svårt att vara säker på vart ett företag kommer att ta sig, men framsynthet, som det som Evolve tar fram, borde räcka långt för att förverkliga visionerna.