Företaget, med huvudkontor i Mönchengladbach, Tyskland, var från början en återförsäljare av skrivare och kopieringsapparater från ledande varumärken som Ricoh, Sharp, HP och Utax. De erbjuder nu hanterade utskriftstjänster (MPS), vilket ligger i linje med den globala branschomställningen till att sälja allting som en tjänst, och servar 4 000 maskiner på fältet (MIF). Och nu när användandet av utskrifter fortsätter att minska, har Roderburg utökat sin kärnverksamhet genom att sälja IP-telefoni och programvara för dokumenthantering, som InfoOffice och DocuWare. Företaget positionerar sig som en innovativ leverantör av lösningar för det moderna kontoret, dedikerat till att hjälpa sina kunder att slå in på en väg mot digital omställning.
Nu har Roderburg bestämt sig för att genomgå en egen digital omställning. Efter att i åratal ha förlitat sig på ett fragmenterat servicehanteringssystem med flera åtskilda delar, har de vänt sig till Asolvi för att föra samman allt de gör under ett paraply.
"För närvarande har vi vårt huvud-ERP-system, en separat app för våra fältingenjörer, och vi använder Microsoft Excel för att importera mätaravläsningar," säger Thomas Roderburg, ägare av Roderburg Document & Technology Centre. "Inget av detta är integrerat, vilket tvingar oss att utföra mycket manuellt arbete för att få de olika delarna i systemet att överensstämma med varandra. Det finns andra problem också. Vi har stora lager av toner ute hos våra kunder, men ingen aning om hur mycket, eftersom vårt system inte ger oss någon synlighet. Vi kom fram till att det var dags att hitta en lösning som kunde täcka allt."
Ricoh i Tyskland rekommenderade Roderburg att kontakta Asolvi. Asolvis programvara för fältservicehantering har ett brett tillämpningsområde och täcker alla steg i servicekedjan, inklusive försäljning, avtal, lager, reparationer, fältarbete, fakturering och rapportering. Vad som är viktigt är att den också har funktionalitet som är specifikt utvecklad för dokument- och bildbehandlingsbranschen. Det här innefattar maskin-till-maskin-lösningar (M2M) som samverkar med MIF för fjärrinsamling av data och som genererar fakturor och tonerbyten automatiskt.
Efter en demonstration av systemet på plats, valde Roderburg att införliva Asolvis Evatic-lösning. Thomas Roderburg förklarar: "Evatic har funktioner som verkligen kommer hjälpa oss att få kontroll över våra lager av toner och ge oss översikt över vår lönsamhet i realtid, vilket vi inte har haft förut. Vi påverkades också av några riktigt uppmuntrande avkastningsresultat från andra Evatic-kunder. En kund sparade 45 timmar av manuellt arbete varje månad. En annan hade minskat antalet återbesök till kunder från 30% till 12% tack vare olika processförbättringar."
Implementeringen av Evatic kommer att ge Roderburg Document & Technology Centre ett heltäckande och helt integrerat system för fältservicehantering. "Vi håller på att få reda på varför integrering är så viktigt i eran av digital omställning," säger Roderburg. "Att ha ett system för allt innebär att vi kommer att ha full insyn i våra avtal, kunder och maskiner och kunna eliminera enorma mängder betungande manuellt arbete. Vi tror också att vi kommer att se minskade tonerlager på plats tack vare M2M-funktionerna. Våra kunder kommer att dra nytta av det också. Vi implementerar Evatic kundserviceportal, som ger dem större kontroll och transparens."
Efter en kort säljcykel har Asolvi engagerat sina implementeringspartners i Tyskland för att starta driftsättningsprocessen. Snart kommer Roderburg att börja uppleva den ökade effektivitet, lönsamhet och skalbarhet som andra Asolvi-kunder åtnjuter.
