Better Planning är den nya och förbättrade plattformen för serviceuppgiftshantering och schemaläggning som nu kommer med vår Evatic-lösning. Den är utformad för att speditörer på ett enklare, effektivare och mer flexibelt sätt ska kunna tilldela uppgifter till fältservicetekniker.
Vad var problemet förut?
Den tidigare plattformen hade mindre utrymme för planering. Ett jobb skickades omedelbart och automatiskt till en fältservicetekniker i samma ögonblick som det tilldelades till honom, och samtidigt låstes jobbet och blev svårt att ändra.
Om du — speditören — behövde göra ändringar, var du tvungen att ta tillbaka jobbet från teknikern och börja om. Och om du behövde tilldela ett jobb till flera tekniker, och senare ville göra ändringar, var du tvungen att ta tillbaka alla jobb och omtilldela hela uppgiften.
Att tilldela ett jobb till en tekniker gav honom dessutom grönt ljus för att påbörja arbetet. Om ändringar behövde göras när han redan hade börjat arbeta, och man tog tillbaka jobbet från honom för att göra ändringarna, så skulle hans data gå förlorade och hans tid skulle vara bortkastad.
Planeringsläge
För att undvika de här problemen har Better Planning infört ett "planeringsläge" som ger speditörerna mer kontroll, flexibilitet och tid för att organisera genomförandet av en uppgift på ett lämpligt sätt.
Så istället för att ett jobb skickas ut och blir låst i samma ögonblick som en tekniker tilldelas det, så avgör speditören när jobbet ska släppas. Fram tills dess är det i planeringsläge. Det innebär att speditören kan göra justeringar och ändringar utan att behöva krångla med att dra tillbaka uppgifter och skicka dem igen.
Dessutom går det att släppa ett jobb till en tekniker utan att det för den skull blir låst i systemet. Teknikern måste godta det först. Föst när han har godtagit uppgiften blir den låst. Det betyder att om du har släppt ett jobb och behöver göra någon ändring i planeringen i sista minuten, så kan du fortfarande göra det innan teknikern godtar det.
Flera tidsluckor för varje uppgift
Säg att en tekniker behöver återvända till kundens lokaler nästa dag för att fortsätta med arbetet. Med det gamla systemet gick det inte att schemalägga tid en annan dag för att göra samma jobb. Man kunde bara "flytta" jobbet till nästkommande dag eller skapa en ny uppgift, vilket ledde till logistiska problem.
Jobbet kunde till exempel visas i Evatic Mobile Service (EMS) som en tilldelning och teknikern fick inte veta att han skulle återvända nästa dag. Alternativt registrerades jobbet som flera uppgifter, så att teknikern fick veta att han skulle närvara flera gånger, men det blev då svårt att mäta lönsamheten för jobbet som helhet.
Med Better Planning kan du lägga till flera tidsluckor över flera dagar till samma uppgift. Teknikern får ett "kort" för varje tidslucka i EMS, vilket gör det hela tydligare för teknikern eftersom han vet att han måste komma tillbaka. Det betyder också att jobbets lönsamhet kan mätas korrekt, och logistiska problem undviks.
Ett bättre användargränssnitt
Headlining Better Planning är vårt nya och förbättrade fönster för "Resurshantering" — en kalender som ger dig en fullständig visuell översikt över dina tekniker och deras jobb. Den är din ultimata planeringsplattform. I den kan du se uppgifternas status och teknikernas tillgänglighet i realtid, skicka meddelanden och påminnelser, och tilldela tekniker till uppgifter. Där kan du lägga till eller förlänga uppgifter och tidsluckor enkelt genom att dra och släppa. Det inkluderar svarsdatum, planerade datum och möjligheten att se kalendern med eller utan ej ordinarie arbetstid och helgdagar.
Faktum är att ändringen av hur tider utanför ordinarie arbetstid visas och används är en av gränssnittets allra viktigaste förändringar och en av de mest användbara för Evatics kunder. Tidigare kunde du inte fördela arbetsuppdrag eller tidsspann till tider utanför ordinarie arbetstid. Om det dök upp ett jobb, så syntes det inte i den gamla kalendern. I den nya kalendern kan du dock lägga in uppdrag utanför ordinarie arbetstid. Du kan också välja "enbart ordinarie arbetstid" vid planeringen, vilket innebär att återstående timmar på ett uppdrag som varar längre än angiven arbetstid flyttas över till nästa dag.
Sammanfattningsvis är det nya resurshanteringsfönstret mer logiskt, enklare att använda och ger avsändarna en bättre överblick.
Normal tidsåtgång
En annan viktig förbättring som implementerats i Better Planning är verktyget för normal tidsåtgång för arbeten. Tidigare var avsändaren tvungen att själv göra en uppskattning av hur lång tid ett visst arbete tar. Med Better Planning tittar systemet bakåt på tidigare jobb och gör bedömningen åt dig, därefter kan du vid behov ändra tidsåtgången.
